PRIVACYREGLEMENT van de HOFKESSTICHTING
Doel van te registreren persoonsgegevens
De Hofkesstichting verwerkt uitsluitend die persoonsgegevens die:
- Noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of de aanvrager in aanmerking komt voor een bijdrage van de stichting;
- Noodzakelijk zijn om met de aanvrager te kunnen corresponderen;
- Noodzakelijk zijn om een eventuele bijdrage over te kunnen maken;
- Noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving.
Geautomatiseerde besluitvorming
De Hofkesstichting neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over
zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden
genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van De Hofkesstichting) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De Hofkesstichting bewaart de overlegde stukken met persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Gelet op mogelijke controles door of namens de belastingdienst is de bewaartermijn van gegevens die bij een aanvraag worden verstrekt zeven jaar. Gegevens van regenten worden bewaard tot zeven jaar nadat de betreffende regent zijn functie heeft beëindigd.
De ten behoeve van de besluitvorming aan regenten verstrekte gegevens worden door de regenten in ieder geval vernietigd nadat over de aanvragen besluitvorming heeft plaatsgevonden en de notulen van de vergadering waarin dit is besloten zijn vastgesteld. De regenten van de stichting dragen er zorg voor dat de verstrekte gegevens niet door derden worden ingezien.
Delen van persoonsgegevens met derden
De Hofkesstichting verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
De Hofkesstichting gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
Uw rechten
Belanghebbenden hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast is er het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door de Hofkesstichting. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan worden gestuurd naar de secretaris van de stichting. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de rechtmatige persoon is gedaan, vragen wij een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. In deze kopie dient de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart te worden gemaakt. Dit ter bescherming van de privacy.
De Hofkesstichting reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op een verzoek.
Een verzoek om gegevens te verwijderen kan gevolgen hebben voor de toekenning van een subsidie. Indien de Hofkesstichting, door het verwijderen van de gegevens niet meer kan voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen vervalt de toegekende subsidie en dient deze, indien al verstrekt, te worden terugbetaald aan de Hofkesstichting.
De Hofkesstichting wil tevens wijzen op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
De Hofkesstichting neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als een belanghebbende de indruk heeft dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan dient contact opgenomen te worden met de secretaris.